Για την καταστροφή ληξιπρόθεσμου φαρμακευτικού υλικού, η οποία θα πρέπει να διενεργείται ετησίως, πρέπει να ακολουθείται η εξής διαδικασία:

1) Πράξη Διοικητή για τον ορισμό της Επιτροπής Απογραφής.
2) Πράξη Διοικητή για τον ορισμό της Επιτροπής Καταστροφής.
3) Έγκριση ετήσιας απογραφής Φαρμακευτικού Τμήματος από το Δ.Σ. του νοσοκομείου.
4) Πρακτικό καταμέτρησης ληξιπρόθεσμων και αλλοιωμένων ειδών, το οποίο συμπεριλαμβάνεται ως ξεχωριστό έγγραφο στην απογραφή.
5) Σύμβαση Ε.Σ.Δ.Ν.Α για την παραλαβή του προς καταστροφή φαρμακευτικού υλικού ή άλλης ιδιωτικής εταιρείας που αναλαμβάνει  τη διεκπεραίωση της καταστροφής των παραπάνω ειδών.

Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να αποσταλούν στο Σ.Ε.Υ.Υ.Π, προκειμένου να οριστεί ο Επιθεωρητής ο οποίος θα πρέπει να παραστεί στην καταστροφή.
Την ημέρα που ορίζεται από τον Επιθεωρητή η καταστροφή, παρουσία του, καταμετρώνται τα είδη και συντάσσεται από την Επιτροπή Καταστροφής το Πρωτόκολλο Καταστροφής (του οποίου η μορφή ορίζεται στα Έντυπα που απαιτούνται για το Φαρμακευτικό Τμήμα) σε  τέσσερα αντίτυπα. Στο Πρωτόκολλο Καταστροφής αναγράφεται η εμπορική ονομασία του είδους, η ποσότητα, η ημερομηνία λήξης και η αιτιολογία καταστροφής του (π.χ. υπόλοιπο συσκευασίας, αλλοιωμένο, κατεστραμμένο κ.λπ.).
 Στη συνέχεια το Πρωτόκολλο Καταστροφής υπογράφεται από την Επιτροπή Καταστροφής, τον Επιθεωρητή,  τον διευθυντή του Φαρμακευτικού Τμήματος και τον Δ/κο διευθυντή.
 Σε δεύτερο χρόνο, συντάσσεται από τον Επιθεωρητή η έκθεσή του, η οποία αποστέλλεται στους αρμόδιους.

Για την καταστροφή Αρχειακού Υλικού ακολουθείται η εξής διαδικασία:

Σύμφωνα με την σχετική νομοθεσία όλες οι υπηρεσίες του δημοσίου έχουν
υποχρέωση  να προβαίνουν στην περιοδική εκκαθάριση των αρχείων τους, η οποία
πρέπει να γίνεται μέσα στο πρώτο τρίμηνο κάθε χρόνου.
Το Φαρμακευτικό Τμήμα αν δεν ακολουθηθεί η παραπάνω διαδικασία συνολικά για
όλα τα τμήματα του νοσοκομείου μπορεί μεμονωμένα να προβεί σε καταστροφή
αρχείου, ακολουθώντας τα παρακάτω:
α) Έγγραφο του Δ/ντη του φαρμακευτικού τμήματος προς τον Δ/κο Δ/ντη, με το οποίο
 θα αιτείται την καταστροφή αρχείου, προσδιορίζοντας τον τύπο και την χρονολογία των
εγγράφων.
Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι μπορούν να καταστραφούν όλοι οι τύποι πρωτοκόλλων
και συνταγολογίων όπως πχ.
1. Πρωτόκολλα Παραλαβής
2. Δελτία Παραγγελίας
3. Πιστωτικά Τιμολόγια
4. Ατομικά Συνταγολόγια Ασθενών
5. Γενικά Συνταγολόγια
6. Εκτός Κλειστού Νοσηλείου Συνταγολόγια Ασθενών
7. Συνταγολόγια Ναρκωτικών Β & Γ Νοσηλευόμενων Ασθενών
8. Συνταγές Βιβλιαρίων Πρόνοιας
9. Συνταγές Ναρκωτικών Εξωτερικών ασθενών (μονής/διπλής κόκκινης
Γραμμής.
10. Συνταγολόγιο Ναρκωτικών Αναισθησιολογικού Τμήματος
11. Αντίγραφα συνταγών εξωτερικών ασθενών ταμείων με φάρμακα
 υψηλού κόστους
12. Δελτία επιστροφής από τα νοσηλευτικά τμήματα προς το
φαρμακευτικό τμήμα
13. Δελτία επιστροφής προς τους Προμηθευτές
14. Έντυπα δανεισμού μεταξύ των νοσοκομειακών φαρμακευτικών
             τμημάτων.
15. Μπλοκ εντύπων-συνταγολογίων κλπ.
16. Αλληλογραφία

β) Στην συνέχεια γίνεται εισήγηση της Δ/κης Υπηρεσίας προς το Δ.Σ. του νοσοκομείου, για την έγκριση της εκκαθάρισης αρχείων.
γ) Μετά την απόφαση και έγκριση του ΔΣ, αυτή διαβιβάζεται από την Δ/κη Υπηρεσία του νοσοκομείου, προς τα «ΓΕΝΙΚΑ ΑΡΧΕΙΑ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ, ΤΜΗΜΑ ΣΥΓΧΡΟΝΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ» , έτσι ώστε να εκδοθεί «ΑΔΕΙΑ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗΣ ΑΡΧΕΙΑΚΟΥ ΥΛΙΚΟΥ».
δ)Συγκροτείται τριμελής επιτροπή για την καταστροφή αρχείου.
ε) Μετά την έκδοση της παραπάνω άδειας και την συγκέντρωση και ζύγιση του προς καταστροφή αρχειακού υλικού, υπό την εποπτεία της παραπάνω οριζόμενης επιτροπής, διαβιβάζεται αίτημα από την Δ/κη Υπηρεσία του Νοσοκομείου στο Δ.Δ.Δ.Υ (πρώην Ο.Δ.Δ.Υ), για την παραλαβή του παραπάνω περιγραφόμενου υλικού.


ΣΧΕΤΙΚΑ ΠΡΟΕΔΡΙΚΑ ΔΙΑΤΑΓΜΑΤΑ:

α) ΠΔ 162/1979 « Περί Εκκαθαρίσεως των Αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών (ΦΕΚ 42 Α’)
β) ΠΔ 768/1980 «Περί Εκκαθαρίσεως των Αρχείων των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου (ΦΕΚ 186 Α’)
γ) ΠΔ 1258/1981  «Περί Εκκαθαρίσεως των Αρχείων των Νοσηλευτικών Ιδρυμάτων, των Ιδρυμάτων Κοινωνικής Πρόνοιας και των Σχολών Εκπαίδευσης Νοσηλευτικού Προσωπικού (Ν.Π.Δ.Δ), αρμοδιότητας Υπουργείου Κοινωνικών Υπηρεσιών (ΦΕΚ 309 Α΄)
δ) Τις διατάξεις του ν.3329/05 άρθρο 7 παρ. 8 εδαφ. 19
ε) Τα άρθρα 2, 12, παρ.1 α,β, άρθρο 17 παρ. 2 και άρθρο 41 παρ. 1,2,3 του Ν.1946/91

ΠΡΟΣΟΧΗ  όλα τα παραπάνω έντυπα, συνταγολόγια  του φαρμακευτικού τμήματος  κλπ. καταστρέφονται  μετά την πάροδο 5 ετών, πλην των συνταγολογίων, μπλοκ  και στοιχείων διαχειριστικού ελέγχου ναρκωτικών, καθώς επίσης και πρακτικά καταστροφής φαρμάκων, τα οποία μπορούν να καταστραφούν μετά την πάροδο 20 ετών.
Αναλυτικά στα παραπάνω προεδρικά διατάγματα, αναφέρονται τα είδη των εγγράφων και ο υποχρεωτικός χρόνος διατήρησής τους σε έτη.